Kiberry C. Подсистема управления документами и регистрами

Многие информационные системы, предназначенные для автоматизации различной деятельности организации, имеют основу, представляющую собой делопроизводство – ведение реестров документов различного характера и отражение их в тех или иных регистрах, журналах, ведомостях и т.п. Для упрощения и ускорения процессов проектирования и разработки подобных систем в состав платформы Kiberry С включена подсистема ведения документов и регистров. В принципе, при разработке конкретной системы можно обойтись и без нее, выполнив все работы с помощью возможностей других подсистем (в частности, подсистемы визуализации оперативной информации). При этом полученный результат будет иметь примерно тот же уровень кастомизации и настраиваемости, что и остальные части системы. Однако возможности, предоставляемые подсистемой управления документами и регистрами, существенно шире. Они экономят время проектирования и разработки, позволяют точнее соблюдать требования к системе и, главное, дают возможность легкого и быстрого последующего расширения функциональности, в том числе и силами специалистов организации.

Метаданные подсистемы

Отдельной частью подсистемы управления документами и регистрами является набор сущностей, содержащих метаданные (хранимые настройки) подсистемы и коллекция визуальных форм для их создания и редактирования. Основными объектами метаданных подсистемы являются:

Тип документа. Объект, описывающий реестр документов, например реестр исходящих платежных поручений. Тип документа определяет правила ведения реестра документов определенного вида – место хранения документов (в том числе их образов и/или электронных копий), внешний вид форм для его визуализации и изменения, состав атрибутов и правила их показа, наличие/отсутствие подчиненных сущностей (позиций), состав их атрибутов и правила их показа. Также в типе документа указывается принцип ведения автоматической нумерации документа, правила получения документа или группы документов из внешнего источника (за счет использования подсистемы получения данных из внешних источников), необходимость ведения версионности документов, отношение документов к тем или иным регистрам и другие настройки.

Тип регистра. Объект, описывающий конкретный регистр или журнал, структуру и набор документов для своих строк, правила включения документов в регистр (журнал), принципы ведения нумерации и другие настройки.

Элемент (тип атрибута). Объект, описывающий правила хранения и использования атомарной информации определенного вида. Например, в различных типах документов имеется характеристика «ИНН получателя». Атрибут каждого из таких документов ссылается на один и тот же элемент. Элемент определяет тип и размер данных, принципы проверки корректности значения, правила использования значения в применении к стандартным алгоритмам подсистемы.

Атрибут. Объект, описывающий конкретную характеристику группы типов документа или типа регистра одной направленности. Например, «ИНН получателя» в документах оплаты (которыми могут являться платежные поручения, кассовые ордера и т.п.). Атрибут обязательно ссылается на тот или иной элемент. Атрибут определяет место хранения значения, правила его получения и изменения.

Признак аналитического учета. Объект, с помощью которого можно расширить структуру документа (в том числе и его позиции) или регистра (журнала) в целях аналитического учета. Например, в организации принято указывать виды деятельности для каждого документа оплаты. Ведение признаков аналитического учета может быть построено как на уже существующей в базе данных сущности, так и за счет использования механизма произвольных классификаторов, входящего в состав подсистемы управления нормативно-справочной и вспомогательной информацией.

Интерфейс для создания и редактирования документов и регистров полностью определяется за счет метаданных подсистемы управления документами и регистрами. Каждый тип документа может быть подключен к главному меню системы на основе платформы Kiberry С. После этого для пользователя будут доступны все возможности по работе с документами данного типа. В интерфейсе могут быть использованы практически все возможности, имеющиеся в составе подсистемы визуализации оперативной информации. Настроенные таким образом реестры документов и регистры (журналы) показываются в компоненте табличного отображения данных, используют механизм фильтрации, возможности по показу связанных сущностей, экспорт данных, создаются и изменяются в формах редактирования (которые в том числе могут содержать позиции, визуализируемые в своих компонентах табличного отображения данных и изменяемые в своих формах редактирования) и т.п. Для интерфейса реестров документов и регистров доступен такой же объем настроек и кастомизации «на лету», как для других форм, созданных с использованием подсистемы визуализации оперативной информации.

Алгоритмы работы с документами

В базовом варианте подсистемы управления документами и регистрами предусмотрен алгоритм создания документов на основании одного или нескольких других документов (как правило, другого типа). Например, на основании исходящего счета можно сформировать накладную на отгрузку. Формально, документ любого типа можно создать на основании одного или нескольких документов любого типа. Правила переноса данных при таком способе создания документов указаны в метаданных типа документа, а для конкретных характеристик – в элементах. Возможен простой перенос значения, перенос с агрегированием для числовых или денежных характеристик, другие варианты. Алгоритм создания документа на основании других документов может работать в ручном и автоматическом режимах. Алгоритм существенно облегчает ведение делопроизводства, избавляя пользователя от повторного ввода информации и сокращая тем самым время выполнения действий и количество ошибок при этих действиях. Информация об основании сохраняется в документе и может использоваться в других алгоритмах различных подсистем.

Также в базовый вариант подсистемы управления документами и регистрами входят: алгоритм включения документов в регистр и алгоритм исключения документа из регистра. Правила включения/исключения описываются в метаданных подсистемы - возможность включения документа определенного типа в регистр определенного типа, роль документа в регистре, возможность частичного включения, правила заполнения атрибутов регистра из документа, правила подбора строки регистра для включения и другие настройки. Включение документов в регистры может выполняться в автоматическом или ручном режиме, для одного документа или для их группы. Также может быть настроен контроль факта и объема включения документа в регистр. Визуальная форма регистра содержит компонент табличного отображения данных для визуализации регистра, а также подчиненный компонент для показа документов, относящихся к выбранной строке. Исключение документов из регистра может быть выполнено как путем удаления всей строки регистра, так и через интерфейс управления конкретным реестром документов.

Использование подсистемы управления документами и регистрами

Подсистема управления документами и регистрами содержит все необходимое для быстрого и качественного проектирования и разработки систем на основе платформы Kiberry С, предназначенных для автоматизации той или иной деятельности организации в части делопроизводства. При этом обеспечивается легкость и высокая скорость изменения и дополнения функциональности за счет использования метаданных, на основе которых работает подсистема. Результат проектирования и разработки тесно интегрирован со всеми другими подсистемами платформы, что позволяет создавать комплексные системы автоматизации деятельности организации в различных функциональных областях.

Подсистема управления документами и регистрами в своем базовом варианте используется в решении Kiberry.МУЗА, созданных на основе платформы Kiberry С. В решении Kiberry.Управление договорной деятельностьюподсистема существенно расширена и предлагает возможности, характерные для классических систем документооборота – статусы документов, маршрутизация, согласование и визирование и т.п. Подсистема готова к расширению своих функциональных возможностей по требованиям, предъявляемым к новым системам, если это необходимо.

Связаться с нами

Чтобы получить ответы на интересующие Вас вопросы по подсистеме управления документами и регистрами платформы Kiberry С, пожалуйста, свяжитесь с нами!

+7 (812) 322-97-83

info@nemosoft.ru